档案管理制度

第一章总则

第一条 为了建立健全基金会档安管理制度，使档案更有效地为基金会管理、项目执行等工作服务，根据《中华人民共各国档案法》等有关法律法规，结合基金会实际制定本办法。

第二条 基金会档案主要是指基金会在各种活动中形成的具有保存和使用价值的文字、法律文件、数据、图片、录音录像、图纸等资料。

第三条 基金会档案工作实行统一领导与分级管理相结合的原则。

第四条 本办法适用于基金会全体员工。

第二章

第五条 基金会档案管理部门为综合管理处。

第六条 综合管理处设立档案室，负责基金会档案的集中统一管理 ，并对档案工作进行指导、监督和检查。

第七条 基金会各部门根据实际情况设置档案工作人员，该工作人员负责本部门归档材料的收集、整理工作。

第八条 日常管理工作中形成的文件材料应由具体承办人负责积累，整理，并移交给综合管理处档案工作人员。

第九条 基金会各部门负责人督促具体承办人和档案工作人员做好对本部门的档案资料归档和管理工作。

第三章 档案材料的归档

第十一条 归档范围。基金会档案由文书档案、合同档案、项目档案、会计档案和声像档案等种类组成。（一） 文书档案：请示报告、会议记录、工作汇报、上级下达的有关批复等材料。

（二） 合同档案：接收捐赠合同、对外捐赠合同、因项目而发生的订购或其他合同。

（三） 项目档案：根据项目规划产生的每个项目中所需的各种文件，有项目方案、项目结算、项目总结及项目实施过程中的相关资料。

（四） 会计档案：资金管理、成本管理、年度预决算及各类财务统计凭证、报表等。

（五） 声像档案：基金会工作中发生的各类活动照片、录音、影像等。

第十二条 归档时间

（一） 各部门在工作中形成的文书档案要每月进行一次自行档案，归档后交由基金会综合管理处。重要的文件加以电子版存档。

（二） 项目材料在活动完结后立即整理归档，归档后交由项目部。因项目发生的合同，原件交由财务部，项目部保留复印件存放在项目活动档案中。并加以电子版存档。

（三） 会计档案除每月将凭证归档外，在年度结束后，统一整理归类，交由财务部负责人保管。

（四） 声像档案由专门的声像负责人在活动完结后统一整理归档。

 第十三条 归档要求

（一） 归档的材料应完整、准确反映基金会各项活动中的真实过程，必须由相关负责人签字。

（二） 归档的材料由档案工作人员加以系统整理，并在每个档案封面填写文件目录。

 第十四条 档案的保管

（一） 档案室必须有专门的档案柜架，并且具备防火、防潮、防尘等安全措施。

（二） 档案管理人员要定期对档案进行检查，清点，发现在破损、褪色等现象时应及时修补、复制或进行其他技术处理。

 第十五条 归档材料及档案的移交

（一） 档案管理人员档案时要认真验收，严格自收自支交接手续。管理人员调动工作时，必须办理完移交手续后方可离岗。

（二） 基金会各部门发生时，就将原部门档案移交基金会管理处档案室保管。

第十六条 档案的借阅

（一） 基金会员工借阅档案时要签字。

（二） 具有密级的档案文件原则上不得复印，特殊情况由基金会秘书长批准。复印人在复印件用完自觉销毁，以防泄密。

（三） 基金会档案一般不得外借，如有特殊情况同上基金会秘书长批准，并严格归还期限。档案管理人员在核对无误后方可收回。

（四） 档案利用者，在借阅时必须爱护档案，不得涂改，抽拆档案文件。不得擅自传阅，转借，复制档案材料。

（五） 开发利用档案信息应遵守国家有关保密和知识产权等方面的法律、法规，任何个人不得擅自公布档案内容，对涉及侵犯公司利益和第三者权益的行为，应追究责任人相应的法律责任。

本制度由基金会秘书处负责解释实施。自2012年7月1日起执行。