项目管理制度

北京紫檀文化基金会

项目管理制度

                     （2012年7月）

北京紫檀文化基金会设基金会综合管理处、项目部和财务部。

基金会综合管理处职责

负责基金会行政管理工作和后勤服务、保障工作；

承担文秘、文件收发、档案和机要工作；

负责与理事及相关人员的联络；

负责制定基金会宣传工作计划；

做好有关筹集基金大型会议、活动的宣传策划、对外联络工作；

负责基金会的信息系统及网站建设、维护、更新和管理工作；

负责工作人员聘任、考勤、考核、薪资等人事、薪资管理工作。

基金会项目部制度

一、根据理事会制定的战略规划制定项目纲要和年度项目计划并实施。负责基金会公益项目的开发和管理工作，包括项目策划、实施、监测评估、报告、资金管理等。负责维护和拓展资助机构和合作机构等。

(一)、战略规划

1、战略规划是项目管理的基本依据。

2、项目管理应当依据战略规划中关于项目策略部分进行规划和实施。

(二)、项目纲要

1、项目纲要依据战略规划制定。

2、项目纲要应当与战略规划相对应，并对项目年度计划起指导作用。

(三)、年度项目计划
1、年度项目计划应当与战略规划和项目纲要保持一致。

2、年度项目计划为具体项目提供直接依据。

二、具体项目管理

1、基金会项目由基金会或基金会与合作伙伴，根据战略规划、项目纲要和年度项目计划而设计，按照项目周期管理规定进行管理。

2、项目管理部具体项目管理应当保证：基金会的项目年度计划和战略目标的实现；与项目纲要相一致，并针对、围绕目标收益人；项目目标产生的效果、收益是可持续的；

3、具体项目管理需要：使用逻辑框架方法进行分析；在项目周期的每一个步骤，有明确而关键的标准；在每一个步骤产出项目方案，以便进行良好的决策、项目审核与批准。

（二）项目实施与监测

1、项目实施

1.1项目实施由基金会或基金会与合作伙伴共同进行。

1.2合作伙伴与负责本项目的项目负责人应当共同对项目实施过程进行考察和监测。

2、基金会的项目监测职责

2.1通过监测年度项目计划的执行状况对项目总体监测。

2.2通过战略规划中期回顾对项目执行状况进行总体监测。

2.3通过对合作伙伴或受益方执行的项目进行具体监测，了解具体项目的执行情况，并促进基金会与各合作伙伴间的相互学习和经验交流。

2.3基金会员工将定期与合作伙伴或受益方了解所执行项目，对具体项目进行监测。

2.4具体监测结果将与合作伙伴相关负责人沟通和核实之后，提交正式报告。

2.5基金会员工完成项目监测回访后，须汇报项目执行过程的主要经验和发现问题，并提出建议和改进措施。

2.6项目经理定期将核实后的项目监测访问报告报告秘书长，并留存项目档案。

(三)项目评估

1、基金会的项目评估职责

1.1基金会项目负责人主持项目评估工作。对项目执行状况进行评估，并将其作为项目修订并形成新的发展项目的基础之一。

1.2项目评估可由合作伙伴、受益群体及第三方参与，使评估更具客观性。

2、合作伙伴的项目评估职责

2.1合作伙伴应当所负责的实施的项目进行评估。并在完成后提交项目管理部，保留在项目档案中。

4.       项目完成 

1、项目完成报告

1.1项目实施和评估过程完成后，合作伙伴或基金会项目部应当编写《项目完成报告》

1.2项目完成报告在完成后提交项目负责人，保留在档案中。

1.3项目完成报告由项目负责人进行审核后将于秘书长再审和批准。

（五）项目清算报告

1.1项目完成后，在提交《项目完成报告》的同时，提交《项目结算报告》。

1.2《项目结算报告》交由基金会财务部审核。

6.       项目文件归档

1.1所有项目过程中产生的正式文件，以及有必要保存的非正式文件，照片、录像等都应当妥善保存和归档。

1.2需要归档的文件包括项目文件、财务文件及其它相关文件。

1.3文件归档在项目完成之后进行，归档文件时应建立《项目文件归档表》。

本制度于二O一二年七月执行

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